V današnji digitalni dobi, ko podjetja vse bolj stremijo ko optimizaciji in avtomatizaciji poslovnih procesov, postaja uporaba eRačuna nepogrešjiv del sodobnega poslovanja. eRačun, to je elektronska različica klasičnega računa, podjetjem omogoča hitrejšo varnejšo in bolj učinkovito izmenjavo finančnih dokumentov – tako med poslovnimi partnerji kot tudi z državnimi institucijami.
Z uvedbo eRačuna se bistveno zmanjšajo stroški tiskanja, pošiljanja in hrambe dokumentov, hkrati pa se izboljša preglednost ter sledljivost finančnih tokov. To ne pomeni le koraka naprej v smeri digitalizacije, temveč tudi pomemben prispevek k trajnostnemu poslovanju in večji konkurenčnosti na trgu.
V januarju 2025 se je za 4x povečala poraba eRačunov. Kaj sploh je eRačun?
eRačun predstavlja digitalizirano različico klasičnega papirnatega računa, ki se izmenjuje strukturirani elektronski obliki. Njegova uporaba podjetjem omogoča avtomatizacijo številnih računovodskih postopkov, kar bistveno zmanjša potrebo po ročnem vnosu podatkov in s tem tudi možnost napak.
Poleg večje natančnosti eRačun prispeva k boljši preglednosti in sledljivosti vseh finančnih transakcij, kar je vključno za učinkovito poslovno upravljanje in poročanje. Ena izmed pomembnih prednosti elektronskega računovodstva pa je tudi njegov pozitiven vpliv na okolje – zmanjšana poraba papirja in fizičnih virov pomeni bolj trajnostno in okolju prijazno poslovanje.
Zakaj je eRačun boljša izbira od klasičnega papirnatega računa?
eRačun ponuja številne prednosti v primerjavi s tradicionalnim papirnatim računom, zaradi česar postaja standard sodobnega poslovanja. Ena izmed ključnih prednosti je občutno zmanjšanje stroškov, povezanih s tiskom, pošiljanjem in fizičnim arhiviranjem dokumentov. Hkrati digitalna oblika omogoča hitrejše in bolj zanesljivo izvajanje plačilnih postopkov.
Z avtomatizacijo procesov eRačun bistveno zmanjša možnost napak pri ročni obdelavi podatkov, kar vodi k večji natančnosti in učinkovitosti. Poleg tega omogoča enostavnejše sledenje dokumentom in boljši nadzor nad finančnimi tokovi.
Pomemben vidik eRačun je tudi njegov prispevek k okolju prijaznemu poslovanju – saj zmanjšuje potrebo po papirju, fizični pošti in skladiščenju, kar pomeni manjši ogljični odtis podjetja.
Razlika med eRačunom in PDF računom
Čeprav se oba računa posredujeta v elektronski obliki, je med PDF računom in eRačunom pomembna razlika, ki vpliva na učinkovitost poslovanja.
PDF račun je digitalna različica papirnega računa, običajno v obliki statične slike ali dokumenta, ki je sicer berljiv človeku, a ga informacijski sistemi ne morejo neposredno obdelati. To pomeni, da je za vnos podatkov iz PDF računa v računovodski program pogosto potreben ročni prenos, kar povečuje možnost napak in porabo časa.
eRačun, nasportno, je strukturiran v standardizirani elektronski obliki, najpogosteje v formatu XML. Ta oblika omogoča, da se podatki avtomatsko prenesejo med različnimi informacijskimi in računovodskimi sistemi – brez potrebe po ročnem vnosu. S tem se bistveno poveča natančnost, zmanjša tveganje za napake in pospeši obdelava računov.
Zakonska obveznost uporabe eRačuna
V Sloveniji je uporaba eRačunov že nekaj časa obvezna za vsa podjetja in organizacije, ki poslujejo z javnim sektorjem (t.i. B2G – business to government). Ta zahteva zagotavlja poenoteno, digitalno in sledljivo izmenjavo računov z državnimi organi.
Z najnovejšimi zakonodajnimi spremembami pa se obveznost uporabe eRačunov širi tudi na poslovanje med podjetji (B2B). Po sprejetih smernicah bo od 1. junija 2026 dalje uporaba eRačunov obvezna za vsa podjetja, ne glede na njihovo velikost ali dejavnost.
To pomeni, da bodo morala podjetja prilagoditi svoje poslovne procese in vzpostaviti sistem za elektronsko izmenjavo računov (t.i. elzmenjavo). Prehod na eRačune prinaša številne prednosti – od avtomatizacije računovodskih postopkov do boljše sledljivosti in večje učinkovitosti pri obdelavi finančnih dokumentov.
Pravočasna prilagoditev je ključna, saj bo digitalno poslovanje postalo ne le zakonita zahteva, temveč tudi konkurenčna prednost na trgu.
Kako se pripraviti na prehod na eRačune?
Za podjetja, ki še niso uvedla eRačunov, je zdaj pravi čas za začetek priprav. Z zakonsko obveznostjo, ki začne veljati 1. junija 2026, bo uporaba eRačunov postala nujna za vsa podjetja – ne glede na njihovo velikost ali panogo. Pravočasna prilagoditev lahko podjetjem prinese pomembne prednosti in prepreči zaplete ob prehodu.
- Izbira ustrezne programske rešitve
Pomemben prvi korak je izbira zanesljivega sistema za elektronsko izmenjavo računov. Platforme, kot sta AJPES eRačun, Minimax in ZZI, omogočajo varno, avtomatizirano in zakonodajno skladno pošiljanje ter prejemanje eRačunov. Te rešitve podpirajo standardiziran format (npr. XML), ki omogoča povezavo z računovodskimi programi in drugimi poslovnimi sistemi. - Usposabljanja zaposlenih
Digitalna orodja so učinkovita le, če jih znajo zaposleni uporabljati. Priporočljivo je, da podjetja investirajo v izobraževanja in praktične delavnice, kjer zaposleni spoznajo orodja za upravljanje z eRačuni in razumejo koristi digitalizacije poslovnih procesov. To povečuje učinkovitost in zmanjšuje napake. - Sodelovanje z zunanjimi strokovnjaki
Če podjetje nima lastnih IT ali računovodskih virov, je smiselno sodelovati s ponudniki, ki nudijo celovite rešitve za eRačune in elzmenjavo. Takšna podpora poenostavi integracijo novih rešitev v obstoječe procese, omogoča tehnično pomoč in zagotavlja skladnost z zakonodajo.
Vir: https://www.datalab.si/blog/kaj-je-eracun-in-od-kdaj-bo-njegova-uporaba-zakonsko-obvezna/
Objavljeno dne: 6.6.2025