Če bomo uporabljali vezano knjigo računov, so koraki sledeči:
1. Sprejmemo pravilnik v katerem določimo način, kako se bodo v skladu z zakonskimi zahtevami označevali računi pri gotovinskem poslovanju. V ta namen v pravilniku določimo:► Da bomo račune, plačane z gotovino, izdajali iz vezane knjige računov,
► Podatke o lokacijah, na katerih bomo izdajali račune iz vezane knjige računov: naslov poslovnega prostora skupaj z oznako katastrske občine, številko stavbe in dela stavbe. Če vseh teh podatkov ne poznamo, jih lahko dobimo na portalu Javni pogled v nepremičnine, tako da vstopimo v evidenco, izberemo »napredno iskanje« in izpolnimo polja »občina«, »ulica« in »hišna številka«. S klikom na gumb »išči« nam bo aplikacija prikazala podatke o katastrski občini, številu stavbe in dela stavbe za izbran poslovni naslov:
(za povečanje kliknite na sliko)
Če bomo račune izdajali izven poslovnih prostorov (npr. na stojnici, na prostem, v kombiju, itd.), lokacijo navedemo samo opisno, kot npr. »službeni kombi«, »kiosk«, »stojnica« in podobno.
Za vsako lokacijo določimo tudi oznako, ki bo vidna na izdanem računu, kot npr. »1«, »2«, »sedez«, »kranj«, »podruznica MB«, »dunajska2« in podobno. Oznaka ne sme vsebovati presledkov in šumnikov.
► Način dodeljevanja številk izdanim računom. Primer bi npr. bil »0001«, ki bi mu sledil »0002« ali “VKR1-001”, ki bi mu sledil “VKR1-002” in podobno.
Pravilnik o dodeljevanju številk računov, ki izpolnjuje vse zakonske zahteve, si lahko glede na lastne potrebe izdelate v CNVOS spletni aplikaciji ePravnik (razdelek »Pravilniki za NVO«).
Vzorec pravilnika za izdajo računov iz vezane knjige računov, ki si ga priredite svojim potrebam, najdete tudi spodaj.Vzorec pravilnika o izdajanju računov pri gotovinskem poslovanju (z uporabo vezane knjige računov)
2. V prosti prodaji (npr. v knjigarni) kupimo vezano knjigo računov,
3. Kupljeno vezano knjigo računov preko portala eDavki z obrazcem “NF-VKRPotrdilo” potrdimo. S tem sporočimo FURS serijsko številko vezane knjige, ki ji bo uporabljala naša organizacija.
4. Preko portala eDavki z obrazcem »DPR-PridobitevDP« oddamo zahtevo za pridobitev digitalnega potrdila za izvajanje postopka davčnega potrjevanja računov. Gre za posebno digitalno potrdilo, saj druga digitalna potrdila, ki jih uporabljamo za eDavke, AJPES ali spletno banko niso ustrezna.
Čez nekaj minut prejmemo v portalu eDavki v razdelku »Dokumenti prejeti v zadnjem mesecu« nov dokument, ki vsebuje povezavo do digitalnega potrdila. Gesla in digitalni certifikat shranimo na računalnik, nato pa nanj certifikat še namestimo.
5. Z računalnikom, kjer je nameščen digitalni certifikat, vstopimo v aplikacijo miniBLAGAJNA in v razdelku »Pregled nastavitev« uredimo prvi dve postavki, katerih status še ni urejen:
(za povečanje kliknite na sliko)
To pomeni da:► v aplikacijo prenesemo shranjen certifikat in ga s tem registriramo in
► iz pravilnika pod točko 1 vpišemo podatke o lokacijah, kjer bomo izdajali račune za gotovinsko blagajno, in njihove oznake.
6. Pripravimo obvestilo za kupce, ki mora biti ob izdaji računov na vidnem mestu.
Ko smo opravili vse zgornje podatke, lahko pričnemo z izdajo računov, in sicer preko vezane knjige računov, ki smo jo prej potrdili (točka 2.)
7. Ko izdamo posamezen račun iz vezane knjige računov, ga moramo v desetih delovnih dneh potrditi preko spletne aplikacije miniBLAGAJNA (razdelek »potrjevanje VKR računov).
Organizacija lahko račune izdaja in potrjuje tudi na oba načina – z davčno blagajno ali iz vezane knjige računov, a samo v različnih poslovnih prostorih. Uporaba obeh načinov v istem poslovnem prostoru je namreč prepovedana (3. odst. 11. člena ZDavPR). V tem primeru je smiselno izvesti vse zgoraj opisane korake za oba načina, pri čemer lahko vse uredimo v enem samem pravilniku.
Vir: https://www.cnvos.si/novice/1618/kratek-vodic-po-davcnih-blagajnah-za-nevladne-organizacije/